איזה קופה ממוחשבת כדאי לבחור לעסק?

כיום קופה ממוחשבת הכרחית לכל עסק על מנת לנהל נכון את העברת התשלומים על ידי הלקוחות, להפיק חשבוניות וקבלות, לבצע מעקב אחר הלקוחות, רכישות, מבצעים והטבות, ניהול עובדים, ניהול מלאי ועוד. מומלץ לבחור בקופה ממוחשבת שתתאים לצרכים שלכם ותספק את כל ההיבטים הפונקציונליים שנדרשים לצורך ניהול העסק.

התאמת קופה ממוחשבת לעסק

ממשק משתמש

חשוב לבחור בממשק ידידותי למשתמש. זכרו שהקופה מיועדת לעובדים בעסק שלכם ולא רק לבעל העסק, לכן מה שנראה לכם פשוט, לא בהכרח יהיה קל עבור העובדים שלכם, לכן מומלץ לבחור במערכת פשוטה וקלה לתפעול על מנת להימנע מטעויות אפשריות. פעולת הרכישה צריכה להיות מהירה גם עבור הלקוחות.

טרם הרכישה מומלץ לבקש מהספק הדגמה על המוצרים השונים. מומלץ לעשות מחקר מקדים ולבדוק בבתי עסק הדומים לעסק שלכם איזו קופה נבחרה, תוכלו להתייעץ עם קולגות ובעלי עסקים בסביבה ולקבל מהם התרשמות על בחירתם. מומלץ לבצע סקירה באינטרנט על מספר דגמים נבחרים ולבצע השוואת ביצועים ומחירים.

אמינות ומקצועיות

חשוב לבחור בחברה אמינה ומקצועית כשאתם רוכשים את הקופה החכמה לעסק שלכם, חשוב לוודא שאתם מקבלים תמיכה טכנית במידה ותזדקקו לה ושירותי תיקון תקלות, שירות לקוחות עם זמינות גבוהה שמאפשר חיבור לקופה חשוב פתרון תקלות ולצורך הדרכה על פעולות. מומלץ להתייעץ עם חברים או מכרים טרם הרכישה, אין טעם לקנות את הקופה המשוכללת ביותר, זה עלול להיות יקר מידי עבורכם. מומלץ להכין רשימה של התכונות החשובות לכם ולהתאים את הקופה החכמה על פי הנדרש.

מערכת לניהול לקוחות

אם אתם מעוניינים התוכנה לניהול לקוחות, חשוב שתרכשו תוכנה המאפשרת לכם מעקב וניהול לקוחות ישירות דרך הקופה. תוכנה לניהול לקוחות מאפשרת ניהול פרטים אישיים של הלקוחות, כגון שם, כתובת, טלפון, דואר אלקטרוני ותאריך לידה.

ניתן לצרף לקוחות לקבוצה מסוימת או לקטגוריה כלשהי על מנת לאפשר סיווג של הלקוחות בהתאם לדרישה מסוימת.  לדוגמא ניתן להגדיר עבור כל לקוח האם הוא נחשב לקוח VIP או לקוח עסקי במטרה לשייך את הלקוחות להטבות, לרכוש כרטיסיית ניקוב דיגיטלית ועוד. בנוסף ניתן ליצור כרטיסי מתנה (Gift Cards), על פי סכום שהלקוחות קובעים ועוד. האפשרויות הללו יסייעו לבעל העסק ליצור חווית קנייה טובה יותר עבור הלקוחות הקיימים ולהגדיל את אחוזי הלקוחות החוזרים.

תוכנה לניהול לקוחות צריכה לאפשר למשתמש יכולת חיפוש או חיפוש מתקדם על מנת למצוא בקלות לקוחות, זמינות של מוצרים והטבות, הזמנות של מוצרים וכל מידע נוסף שחשוב לביצוע העסקה בזמן אמת. בנוסף לכך, צריך שהתוכנה תאפשר לעובדים להוסיף הערות חשובות לכל עסקה.

כיום ניתן למצוא קופה עם אפשרות למסך המופנה כלפי הלקוח, כך שהוא יוכל לצפות בחשבונית בזמן העברת המוצרים בקופה.

מועדון לקוחות

מועדון לקוחות יכול להביא להגדלת הלקוחות החוזרים ולהרחבת הקשר עם הלקוחות הקיימים באמצעות מבצעים, הטבות, ברכות יום הולדת וכדומה.

הרשאות וסיסמאות

במידה ובעל העסק מעוניין ליצור הרשאות עבור כל עובד על הקופה, צריך לוודא שקיימת אופציה להגדיר את ההרשאות בתוכנה של הקופה. ניתן להגביל צפייה בדוחות כספיים,

מערכת לניהול מלאי

תוכנה לניהול מלאי חשובה במיוחד כאשר אתם רוכשים קופה ממוחשבת. התוכנה תוכל לסייע בניהול קטגוריות של מוצרים לפי סוגים, ניתן לייבא לתוכנה טבלת אקסל שבה יש פירוט של המוצרים, שם המוצר, מספר קטלוגי, מחירים ועוד. יתרון נוסף הקיים במערכת לניהול מלאי הוא הפקת דוחות מכירה, דוחות ספקים, דוחות על מכירות וכדומה. הדוחות מספקים תמונת מצב כוללת על העסק ויכולה לסייע לבעל העסק בניתוח נתונים, תכנון פיננסי ובקבלת החלטות שיכולה להביא להגדלת הרווחים והמכירות.

מערכת סליקת אשראי

כיום ניתן למצוא מגוון רחב של קופות ולכן חשוב להתאים את הקופה לסוג העסק, אם אתם מעוניינים לספק חווית שירות וקנייה טובה יותר עבור הלקוחות שלכם, יש לוודא שהקופה מכילה מערכת לסליקת אשראי, המספקת אופציה נוחה יותר עבור הלקוחות שלכם. קופה ממוחשבת עם מערכת לסליקת אשראי מאפשרת גביית תשלומים בצורה נוחה ללקוחות ולבעל העסק. היא מספקת מענה מהיר ופשוט לביצוע רכישות בכרטיס אשראי שמאפשר גמישות רבה יותר ללקוחות, אפשרות לפריסת תשלומים וחוסכת כסף לבעל העסק בשכירות או ברכישה של מסוף ידני.

תקציב

כדי לתכנן מראש את התקציב לרכישת קופה ממוחשבת, מומלץ להגדיר מראש את הפונקציות והיכולות הנדרשות כדי למצוא את הקופה שמתאימה בדיוק לעסק שלכם. כיום ניתן למצוא תוכנה לקופה בתשלום חודשי קבוע, יש לכך יתרונות כגון שירותי תיקון תקלות, שירותי הדרכה על ביצוע פעולות ועוד.

פונקציונליות

מומלץ לבחון את הפונקציות שהקופה מציעה, אפשר להתייעץ עם הספק לגבי התכונות של הקופה, זה יכול להביא להתייעלות ולקיצור תהליכים בעבודה השוטפת. כדאי תמיד להיות בקשר עם החברה ממנה קניתם את הקופה כדי לברר אם קיימים חידושים בתוכנה, או שתוכלו לבקש עדכונים למייל במידה ובוצעו שינויים או פיצ’רים חדשים שהוכנסו לתוכנת הקופה. כדאי לוודא שהקופה מתאימה לציוד היקפי נדרש כגון מסך וסורק ברקודים.

לסיכום, בחירת בקופה ממוחשבת היא בחירה חשובה עבור העסק. הקופה תוכל לסייע לבעל העסק לנהל את מלאי הסחורה, להפיק דוחות כספיים ונתונים על מכירות בזמן אמת, ניהול לקוחות ומועדון לקוחות, מבצעים והטבות. בנוסף התוכנה המוטמעת מכילה פונקציות נוספות המשמשות למתן כרטיסי מתנה, כרטיסיות ניקוב דיגיטלי, כרטיס חבר מועדון ועוד. באמצעות קופה חכמה תוכל לייעל את ההתנהלות השוטפת של העסק ולחסוך זמן וכסף.